Integraciones ERP

El problema: la misma información, dos veces

El ERP es el sistema donde vive la contabilidad y la operación formal. Pero alrededor de él siempre aparecen herramientas nuevas: la app de los vendedores, el portal de clientes, el sistema de la planta. Si no se conectan, alguien captura los mismos datos en ambos lados.

Además del tiempo, eso produce el peor escenario posible: dos sistemas que dicen cosas distintas sobre el mismo cliente o el mismo pedido, y nadie sabe cuál creer.

Qué hace la integración

Define qué información es dueña de cada sistema y en qué dirección viaja. El ERP suele mandar en catálogos y facturas; la herramienta nueva manda en lo que captura en campo. La integración hace que ambos se mantengan al día sin intervención humana.

Qué se sincroniza normalmente

• Catálogos: clientes, productos, listas de precios y condiciones comerciales.
• Pedidos: lo levantado en la app o el portal entra al ERP para su proceso.
• Facturas: el documento generado en el ERP se muestra al cliente en el portal.
• Existencias: para que lo que se ofrece corresponda con lo que hay.
• Pagos y saldos: para que el estado de cuenta que ve el cliente sea el real.

Cuando el ERP no tiene API

Es un caso frecuente, sobre todo con sistemas de hace años, y tiene solución. Según el caso se integra por consulta directa a la base de datos, por archivos de intercambio o por un proceso intermedio que traduce entre los dos mundos. Lo revisamos antes de comprometer nada.

Diseñado para fallar bien

Las conexiones se caen: el ERP se reinicia, la red falla, el proveedor cambia algo. Lo que distingue a una integración seria es qué pasa entonces. La información pendiente se guarda y se reintenta, los errores quedan registrados y alguien se entera. Sin eso, la integración funciona hasta el primer imprevisto y después nadie sabe qué se perdió.