Automatización de procesos

Qué se puede automatizar

Si una tarea se hace igual todas las semanas, sigue reglas claras y depende de información que ya está en algún sistema, se puede automatizar. Ejemplos que aparecen en casi cualquier empresa:

• Armar y enviar el reporte de ventas de cada lunes.
• Pedir la autorización de un descuento y esperar la respuesta por correo.
• Generar el mismo documento cambiando cinco datos.
• Avisarle a alguien que un pedido lleva tres días detenido.
• Copiar información de un sistema a otro.

Ninguna es difícil por separado. Sumadas, se comen varias horas por persona a la semana, y son justo el tipo de tarea donde el aburrimiento produce errores.

Cómo lo abordamos

No empezamos por la herramienta, empezamos por el proceso. Levantamos cómo se hace hoy, cuánto tiempo toma, quién interviene y dónde se atora. Con eso en la mano, ordenamos por lo que más devuelve con el menor esfuerzo, y automatizamos en ese orden.

A veces la conclusión es que el proceso está mal diseñado y automatizarlo tal cual sería consolidar el problema. En ese caso lo decimos antes de cobrar por construirlo.

Tipos de automatización que construimos

• Flujos de aprobación: una solicitud avanza sola por los niveles que definas, con recordatorios y registro de quién autorizó qué.
• Notificaciones por evento: avisos por correo o WhatsApp cuando algo pasa o cuando algo lleva demasiado tiempo sin pasar.
• Generación de documentos: cotizaciones, órdenes, contratos y reportes armados con datos del sistema.
• Procesos programados: tareas que se ejecutan a la hora que definas, todos los días, sin que nadie se acuerde.

Cómo se mide el resultado

Antes de empezar acordamos qué se va a medir: horas dedicadas a la tarea, tiempo de ciclo o errores detectados. Sin un número de partida no hay forma honesta de decir después que la automatización sirvió.